ניהול זמן בעבודה

אם תשאלו אנשים כמה זמן יש לכם בעבודה, רבים מהם יענו “לא מספיק”.

יום העבודה שלנו עמוס במשימות רבות ונדמה שאף פעם אין לנו מספיק זמן להשלים את כל המשימות שלפנינו. אז מה עושים? להלן ארבע נקודות שיעזרו לכם להספיק יותר או לפחות לנהל את הזמן שלכם טוב יותר.

 

  1. קצרו את זמן הישיבות שלכם

ישיבות לא צריכות להימשך שעות. למעשה, הישיבות היעילות אורכות בין 45 דקות לשעה. במידה והישיבות שלכם הן ארוכות יותר באופן משמעותי זה כנראה אומר שאתם מנסים לדחוס לתוכן הרבה יותר ממה שצריך. הגבילו את נושאי הישיבה ואת מספר המשתתפים כדי לקצר משמעותית את זמני הישיבות.

במידה ויש מידע חשוב שצריך לדון בו בישיבה, שלחו אותו למשתתפים מבעוד מועד כך שכולם יגיעו מוכנים ויכירו את נושא הדיון לעומקו עוד לפני תחילת הישיבה.

2. מתן מענה ללקוחות או קולגות: תכננו מראש

כמה זמן מיומכם אתם מקדישים לשיחות טלפון, מיילים או הודעות? אם אתם לא עובדים בשירות לקוחות, כנראה שאפשר לקצר את הזמן הזה.

אנחנו מציעים לכם לקחת את היוזמה לידיכם. במקום לחכות שאנשים יתקשרו אליכם כדי שתעבירו להם מידע, שתפו אותם במידע החשוב להם מראש. שלחו מייל או הודעה קצרה והעבירו את זה הלאה.

תכננו את יומכם מראש, בתכנון כללו גם זמן למענה ללקוחות וקולגות. במידת הצורך הגדירו שעה מסוימת ביום שבה אתם פנויים למענה ושאר הזמן הקדישו למשימות אחרות.

3. היעזרו בכלי תכנון או ניהול משימות

יש מגוון כלים לניהול פרויקטים ומשימות המתאימים למחשב או לטלפון הנייד.

עשו מנהג לעדכן את רשימת המשימות באופן שוטף, זה ייתן לכם פיקוח על כל המשימות שמוטלות עליכם ואת האפשרות לתעדף אותן, ובעיקר לדאוג לכך שדברים לא יידחו לרגע האחרון. יש מגוון כלים חינמיים ברשת לניהול משימות, ותמיד אפשר להסתמך על אמצעים פשוטים יותר כמו טבלת אקסל.

4. בכל יום טפלו בכמה משימות חדשות (גם אם הן לא דחופות)

רוב המשימות לא מתחילות כדחופות, הן הופכות לכאלה בגלל שממתינים לטפל בהן ברגע האחרון. לכן, אנו ממליצים לטפל בכל יום בכמה משימות “חדשות” גם אם הן בדרגת דחיפות בינונית. העובדה שלא תצטרכו לטפל בהן אחר כך כשהן יהפכו ללחוצות, יאפשר לכן להוריד מהלחץ בעבודה וגם יאפשר לכן לערוך שינויים או תיקונים אם צריך, בגלל שיהיה יותר זמן לטפל בהן.

תוכלו לראות שעם קצת תכנון ומאמץ תמצאו שיש לכם יותר זמן ממה שחשבתם לטפל במשימות השוטפות.